Optymalizacja kosztów w dobie pandemii15 września 2020

farmaceutka w maseczce przed monitorem komputera

Decydując się na cięcie kosztów w firmie, nie róbmy tego zbyt pochopnie i pamiętajmy, że maksymalne wykorzystanie zasobów organizacji przy jednoczesnym minimalizowaniu kosztów stanowi jeden z głównych celów zarządzających przedsiębiorstwami i ma służyć naszemu biznesowi, a nie go ograniczać.

autor: mgr farm. Maciej Karbowiak
specjalista w zakresie zarządzania i trade marketingu na rynku farmaceutycznym

W cieniu kryzysu związanego z pandemią koronawirusa i zachorowań na COVID-19 farmaceuci toczą walkę na pierwszej linii frontu, mając codzienny kontakt z setkami pacjentów. Z wieloma sprawami zostaliśmy pozostawieni sami sobie, a informacje, które otrzymujemy ograniczają się najczęściej do zakazów i nakazów związanych z zaleceniami sanitarno-epidemiologicznymi, którym musimy sprostać nie tylko pod względem merytorycznym, ale i finansowym.

Nasze apteki w okresie ostatniego pół roku zmieniły się. Przez pewien czas ekspediowaliśmy leki przez okienko podawcze, następnie weszły w życie limity pacjentów mogących przebywać w aptece. Powróciły „szyby” przy pierwszym stole, nosimy maseczki i przyłbice, dezynfekujemy nasze apteki niezliczoną ilość razy środkami dezynfekującymi, a dla naszych pacjentów jesteśmy jak zwykle oczywistym miejscem uzyskiwania merytorycznej porady medycznej, często tej, której aktualnie nie mogą uzyskać w gabinetach lekarskich czy w sanepidzie. Niestety zmiany te pociągnęły także wzrost kosztów funkcjonowania aptek. Wzrost kosztów był na tyle istotny, że doszło do sytuacji, w której część placówek zdecydowało się na podniesienie cen w celu uniesienia dodatkowych kosztów funkcjonowania. I nie ma w tym nic dziwnego, biorąc pod uwagę, że apteka musi zapracować i pokryć podwyższone koszty funkcjonowania.

Na ten stan nałożyły się słabe wyniki finansowe po dwóch miesiącach obostrzeń pandemii. Odpowiednio spadki kwiecień 2020 r. wobec analogicznego okresu 2019 r. spadła o 209,6 mln zł (-7%), a wobec marca 2020 r. sprzedaż zmniejszyła się o 1,341 mln zł (-32,5%) i maja, gdzie wartość sprzedaży wobec analogicznego okresu 2019 r. spadła o 517,1 mln zł (-17,4%), a wobec poprzedniego miesiąca sprzedaż zmniejszyła się o 332,9 mln zł (-12%). Obrót statystycznej apteki w maju 2020 r. spadł i wyniósł 180 tys. zł (spadek o 13,5% względem analogicznego okresu 2019 r.)*, czego wynikiem był niepokojący wzrost liczby aptek, które musiały się zamknąć. Tylko na przełomie czerwca, lipca i sierpnia br. zamknęło się 101 placówek w trendzie zwyżkującym.

Dlatego też niniejszy tekst chcę poświecić ekonomice prowadzenia apteki, ze szczególnym naciskiem na optymalizację kosztów, które ponosimy w aptece.

Zacznę od przypomnienia czynników wpływających na koszty prowadzonej działalności, które szczególnie dzisiaj są tak istotne, a ich uświadomienie będzie miało istotny wpływ na optymalizację kosztową, której chcemy dokonać. Są to np.:

  • czynniki o charakterze makroekonomicznym, takie jak: stan gospodarki, poziom dochodów społeczeństwa itp., a wiec w naszym przypadku stan pandemii, mniejsze dochody społeczeństwa na skutek zapaści niektórych gałęzi gospodarki;
  • obowiązujący system obciążeń finansowych: podatkowe (PIT, CIT, VAT), niepodatkowe (np. ZUS), gdzie niestety, generalnie apteki nie mogły skorzystać z tzw. tarczy ochronnej zaproponowanej przez państwo;
  • instrumenty polityki państwa (regulacje ustawowe dotyczące działalności aptek i ochrony zdrowia), co w naszym przypadku przekłada się na rozporządzenia wprowadzające zakazy i nakazy, natomiast jest też promyk nadziei w sanitarnych programach pomocowych zaproponowanych i finansowanych przez Ministerstwo Zdrowia, w których beneficjentami mogą być apteki w zakresie pokrycia zapotrzebowania na środki ochrony indywidualnej dla pracowników aptek – dla przypomnienia dostawy odbywają się cyklicznie i po upływie danego okresu można złożyć kolejne wnioski/zamówienia, asortyment objęty pomocą to m.in. maseczki i rękawiczki ochronne oraz płyn do dezynfekcji;
  • warunki funkcjonowania i stan rynku aptecznego, kondycja i zachowania konkurentów, pacjentów (nie możemy zapominać, że nie tylko pandemia zmieniła sytuację na rynku, ale i sam rynek apteczny, a wraz z nim my, podlega ciągłym zmianom – niestety jak pokazuje doświadczenie i przytoczone na wstępie dane statystyczne, zmiany te obiektywnie pogorszają sytuację, w której funkcjonujemy i każą nam szukać nowych rozwiązań);
  • czynniki mikro dotyczące bezpośrednio zaplecza naszej działalności w oparciu o zasoby, które posiadamy.

Aby nauczyć się właściwie optymalizować koszty funkcjonowania naszego przedsiębiorstwa, musimy sobie przypomnieć, co to jest koszt. Pomijając formalną i skomplikowaną definicję – chodzi w niej o to, że aby prowadzić jakąkolwiek działalność przynoszącą dochody, musimy wydatkować środki w celu osiągnięcia tych dochodów, czyli ponosić koszty takich działań.

W zależności od zastosowanego podziału rozróżniamy kilka rodzajów kosztów, m.in. bezpośrednie, pośrednie, stałe, zmienne, semi-zmienne, itp. Prawidłowo zaprojektowany i wdrożony system zarządzania kosztami składa się z dwóch etapów – budżetowania i kontroli.
Podejmując wyzwanie, które możemy nazwać optymalizacją kosztową prowadzonej działalności, musimy pamiętać, że przy wprowadzaniu zmian ciąg podjętych decyzji powinien być wprowadzany metodą małych kroczków, która jest znacznie lepsza i efektywniejsza od wielkiej rewolucji. Analizując możliwości oszczędzania w naszych aptekach, powinniśmy poszukać odpowiedzi na następujące pytania: czy wszystkie procesy, działania i związane z tym wydatki występujące w naszej firmie są prowadzone w sposób optymalny?

Czy istnieje możliwość ich poprawy i czy posiadamy niewykorzystane rezerwy? I jak to wpłynie na wartość uzyskiwanych przychodów i zysk apteki? Po jednej stronie powinniśmy rozpatrywać koszty stałe, takie jak pensje dla pracowników, wynajem lokalu, leasingi, etc., a po drugiej koszty ruchome, np. paliwo, rachunki, koszt zakupu papieru, tonerów, itp. – o czym poniżej. Następnie wytyczamy cel, tzn. ile i w jakim czasie chcemy oszczędzić.

Pamiętajmy, że oszczędności można wprowadzać na każdym kroku i każdego dnia. Żeby skutecznie oszczędzać, wystarczy chcieć i poświęcić chwilę na zastanowienie się nad finansowym aspektem podejmowanych decyzji.

W oszczędzaniu najważniejszy jest plan (budżet), jego realizacja i kontrola osiąganych celów. Na początku zastanówmy się, w jakim miejscu jesteśmy. Musimy pamiętać, że oszczędzanie to zarządzanie kosztami mające na celu ich redukcję poprzez optymalizację kosztów działania apteki, a koszt to jeden z klasycznych czynników zarządzania operacyjnego wpływający na konkurencyjność. Istotne jest nie tylko to, ile uda nam się zaoszczędzić, ale jak przyjęta optymalizacja struktury kosztów wpłynie na przychody apteki w krótkiej i długiej perspektywie czasu. Nie można doprowadzić do sytuacji, w której nieprzemyślane oszczędności uniemożliwiły firmie dalszy rozwój i przyczyniły się do spadku przychodów. Wprowadzając zmiany, maksymalne efekty uzyskamy koncentrując się na tych obszarach, gdzie występują największe wydatki, a więc i potencjalnie możliwe są największe oszczędności. Oczywiście nie zapominamy również o drobnych kwotach, które w sumie mogą dać ogromne korzyści firmie. W szczególności, jeśli będą one skorelowane z wyraźną poprawą działania przedsiębiorstwa czy lepszą, nastawioną na „mądre” oszczędzanie kulturą organizacyjną.

Które pozycje kosztowe dają nam możliwość oszczędności? Dla nas najistotniejszą pozycją są koszty stałe. Są to te nakłady, które musi ponosić apteka (a właściwie przedsiębiorca), niezależnie od wielkości sprzedaży. Przeglądając listę naszych kosztów stałych, na pierwszych dwóch pozycjach zauważymy tzw. koszty pracy i koszty lokalowe. Koszty pracy to głównie płacowe i pozapłacowe koszty zatrudnienia. Koszty lokalowe to drugi z najczęściej wymienianych elementów „kosztowych” , które mają niebagatelne znaczenie w całości wydatków związanych z prowadzoną działalnością. Innym elementem, któremu powinniśmy się przyjrzeć, jest szeroko pojęta obsługa finansowa naszych aptek i ściśle związana z tym obsługa księgowa. Koszty możemy optymalizować także poprzez kontrolę comiesięcznych opłat i oszczędzanie na mediach, poprzez przemyślany wybór dostawcy Internetu, sieci telefonii czy też gazu, odpadów komunalnych, energii cieplnej, etc. Każda apteka posiada ubezpieczenie, które można dopasować do potrzeb rzeczywistych. Optymalizujmy koszty i wykorzystanie materiałów eksploatacyjnych. Najpopularniejsze to koszty drukarek, papieru, tonerów. Istotne są także koszty związane z IT, użytkowania urządzeń peryferyjnych czy oprogramowania, licencji.

* dane: PEX PharmaSequence