Informacja zwrotna w ocenie pracownika – cz. 211 lutego 2020

farmaceuci w aptece

Udzielając pracownikowi informacji zwrotnej, nie należy ulegać emocjom czy bazować na spontanicznych reakcjach. Jak zatem odpowiednio przygotować się do udzielenia feedbacku, by spełniał on swój zasadniczy cel – motywował i zachęcał do rozwoju kompetencji?

autorka: Anita Gałek
trener, coach ICF

Umiejętnie udzielony feedback wymaga metodycznego działania. Poniżej kilka wskazówek, które warto wziąć pod uwagę, szykując się do udzielenia pracownikowi informacji zwrotnej:

1. Przygotuj zespół farmaceutów do rozmowy
Jeśli ocena pracownicza ma być dla farmaceuty rozmową motywującą, kierownik czy właściciel powinni przygotować zespół do feedbacku. Ważne, by wyjaśnić, czemu służy ocena pracownicza. Powinniśmy pozbawić pracowników lęków i obaw przed taką rozmową. Ważna jest również konsekwencja, czyli utrzymanie cykliczności takich rozmów (np. raz w roku).

2. Przygotuj się do rozmowy
Manager powinien wiedzieć, co chce przekazać farmaceucie. Ważna jest więc wiedza na temat celów, które zostały postawione danemu pracownikowi. Bez tej wiedzy nie będzie możliwe obiektywne ocenienie postępów w pracy.

3. Określ zasady i skalę oceny
Pracownicy powinni być oceniani według tych samych, ściśle określonych kryteriów. To zwiększy poczucie, że ocena jest obiektywna, a informacja zwrotna konstruktywna.

4. Wiedza i umiejętność managera do udzielania informacji zwrotnej
Zanim kierownik apteki przystąpi do udzielania feedbacku, powinien pamiętać, że w ocenie może bazować jedynie na faktach. By tak mogło być, na co dzień kierownik apteki powinien obserwować pracę danego farmaceuty. Ważne, by pamiętać, że informacja zwrotna nie polega tylko na skupieniu się na błędach w pracy farmaceuty. To moment, w którym mówimy o sukcesach pracownika.

Jak zatem powinna wyglądać prawidłowo udzielona informacja zwrotna? Poniżej najważniejsze jej elementy:

  • Zadbaj o dobrą relację z farmaceutą, tak by zbudować zaufanie, co wpłynie na efektywność rozmowy. Nie wystarczy jednak zadbanie o relację w momencie przeprowadzania rozmowy. Relacje bowiem budujemy każdego dnia.
  • Zaplanujmy termin i miejsce na spotkanie. Rozmową oceniającą nie możemy farmaceuty zaskakiwać. Powinniśmy wybrać termin dogodny dla każdej strony. Należy ponadto pamiętać, że rozmowę trzeba prowadzić w miejscu, które takim rozmowom sprzyja. Na pewno nie przy innych pracownikach, na pewno nie „przy okazji” podczas przerwy. Zadbajmy, by nikt nam wówczas nie przeszkadzał (wyłączmy telefon).
  • Przygotuj konkretne fakty na temat pracy danego farmaceuty. Podczas rozmowy wspieraj się konkretnymi sytuacjami, cytatami czy wynikami.
  • Zadbaj o to, by feedback przekazywany był z dobrą intencją.
  • Unikaj kategorycznych stwierdzeń i ocen.

W literaturze znaleźć można wiele różnych modeli udzielania informacji zwrotnej. Jednym z najprostszych wydaje się być metoda FUKO. Model ten zakłada, iż udzielając feedbacku powinniśmy pamiętać o:

F – opieraniu się na faktach
U – mówieniu o swoich uczuciach
K – wskazywaniu na konsekwencje
O – mówieniu o swoich oczekiwaniach

Przykład:
1. „Patrząc na twoje wyniki, widzę że świetnie radzisz sobie ze sprzedażą dermokosmetyków.” [FAKTY]
2. „Jestem zadowolona [UCZUCIA], bo to dla nas bardzo ważne.”
3. „Dzięki temu jesteśmy wysoko w rankingu.” [KONSEKWENCJE]
4. „Liczę na to, że nadal będziesz się tak angażował(a).” [OCZEKIWANIA]

Zachęcam do świadomego oceniania pracy zespołu farmaceutów. Niech rozmowy w oparciu o udzielanie informacji zwrotnej będą dla farmaceutów zawsze rozwijające. Aby tak było, niezbędne jest stosowanie powyższych zasad.