System VMI do składania zamówień rewolucjonizuje rynek aptek8 października 2019

farmaceutka za pierwszym stolem

Z każdą innowacją jest tak, że napotyka opór ze strony tradycjonalistów. To, co dziś uznajemy za naturalne, wcześniej mogło być zupełnie nie do przyjęcia. Ci, którzy odrzucają strach przed nowością, zyskują nie tylko czas, ale przede wszystkim zadowolonych pacjentów i większe obroty. Tak się dzieje w przypadku aptekarzy, którzy decydują się usprawnić system składania zamówień przy pomocy VMI Pharmacy.

autor: Kamil Mania
Kierownik ds. Marketingu Handlowego, Polpharma Biuro Handlowe Sp. z o.o.

Od teraz żadne zamówienie nie zostanie przeoczone, towar będzie uzupełniany automatycznie, a płatność za zakupy rozłoży się w czasie. Poznaj VMI Pharmacy – technologię, którą firma Polpharma wdraża w najnowocześniejszych aptekach.

W prowadzeniu każdego biznesu, a zwłaszcza w handlu, liczy się płynność sprzedaży, stała rotacja towaru w magazynie, dostępność produktów i rentowność. Wtedy można mówić o konkurencyjności firmy i jej zdrowej kondycji. Celem biznesowym prowadzenia apteki jest osiągnięcie jak największego zysku ze sprzedaży przy optymalnym stanie zapasów. Większy wybór produktów wpływa na poziom sprzedaży i liczbę powracających pacjentów. Wiąże się on jednak z ryzykiem, który spędza sen z powiek aptekarzy.

O ile w innych branżach można przetrzymywać swój towar latami na stanie, to apteki absolutnie nie mogą sobie na to pozwolić. Problemem właścicieli aptek jest zalegający towar, którego data ważności decyduje o przydatności do sprzedaży. Wobec coraz bogatszej oferty leków i suplementów, wzrasta ryzyko złożenia zbyt wielkiego zamówienia, które potem przez długi czas będzie zalegać na stanie. Onieśmiela to aptekarzy i powoduje, że decydują się kupić mniej produktów, by – w ich ocenie – zminimalizować ryzyko.

Zalegający towar to nie wszystko, liczy się też czas
Rezygnacja z części atrakcyjnych produktów kierowana strachem przez przepełnieniem magazynu koreluje z utratą rabatów, jakie przyznaje się za kupno towaru w pakietach. Jest to opcja dająca największy zysk. Obawa o zbyt wielkie jednorazowe zatowarowanie i utrata rabatów to tylko jedna strona problemu, z jakim borykają się apteki przy uzupełnianiu swoich zapasów. Sam proces tradycyjnego składania zamówienia także nie pomaga w rozwoju biznesu. Pracownik apteki podczas spotkania z przedstawicielem aptecznym jest zaabsorbowany i skupiony na zakupach przez kilka godzin. Jest to czas, który mógłby poświęcić na zajmowanie się pacjentami czekającymi w kolejce lub innymi sprawami istotnymi dla funkcjonowania apteki. Szybkie załatwienie transakcji przynosi zadowolonych i powracających pacjentów. Niestety w dni, kiedy sporządzane są zamówienia, normalne działanie placówki zostaje zaburzone. Dochodzi też kwestia codziennych, drobnych uzupełnień w ofercie. Okazuje się, że w większości aptek pracownicy muszą każdego dnia poświęcić czas na regularne uzupełnianie stanów magazynowych poprzez wysłanie zamówienia do hurtowni. Często nawet kilka razy dziennie! To, czego nie lubią i co nie jest ich powołaniem – przeliczanie i nieustanne sprawdzanie towaru, na stałe wpisuje się w harmonogram dnia.

Wysoka faktura z goniącym terminem płatności
Zamówienia składane w Polpharmie są duże, ponieważ katalog produktów jest ogromny. Każdy przecież pragnie mieć nie gorzej zaopatrzoną aptekę niż konkurencja. Faktury zakupowe muszą być opłacone w terminie 15-30 dni, a są to z reguły przecież wysokie kwoty. Nie wszystkie apteki są w stanie wziąć na siebie takie zobowiązanie finansowe. Wiele produktów wartych zainteresowania jest więc pomijanych, a tym samym spada konkurencyjność oferty apteki. Zwłaszcza problematyczna może być decyzja o nabyciu produktów sezonowych, których po okresie szczytu nikt nie kupi. Tak jest na przykład z preparatami na przeziębienie.

Rewolucyjna technologia wspiera aptekarzy
Polpharma rozumie problemy aptekarzy, które obserwuje od wielu lat. Po wyciągnięciu wniosków, zaprzęgając do działania nowoczesne technologie, uruchomiła System Automatyzacji Zamówień Przedstawicielskich VMI. Już 900 aptek w Polsce wykorzystuje go w swojej pracy, a do końca roku do tego grona dołączy kolejnych 1500 placówek indywidualnych oraz sieciowych. Czy można zaufać technologii i oddać jej niemal cały proces składania zamówienia? Dla wielu pracowników aptek brzmi to nadal niewiarygodnie, a jednak kusząco i perspektywicznie. W końcu mieliby spokojną głowę, zostając odciążeni z obowiązku częstego sporządzania żmudnych zamówień. Odzyskany czas mógłby być przeznaczony na inne działania, konieczne do sprawnego funkcjonowania apteki.

Co oznacza pełna automatyzacja systemu VMI? Podczas pierwszej wizyty przedstawiciel apteczny zapoznaje się z historią zamówień i wynikami sprzedaży apteki, oceniając realnie potencjał danej jednostki. Na tej podstawie sporządza wraz z kierownikiem apteki kontrakt na poszczególne produkty Polpharmy na cały 4-miesięczny cykl promocyjny. Całość zamówienia nie trafia od razu do magazynku apteki. Klucz działania systemu polega na podzieleniu dużego zatowarowania na mniejsze, tygodniowe dostawy. Automat VMI Polpharma sam wysyła poszczególne zamówienia. W całym okresie kontraktu będzie ich łącznie 16. Dzięki temu ogromna dostawa nie zaburzy rytmu działania apteki, nie zablokuje miejsca w magazynie, a pracownicy będą mogli się skupić na obsłudze pacjentów.

Co w przypadku, kiedy dany produkt schodzi szybciej niż przewidywano? VMI ma to pod kontrolą. Optymalizuje stany magazynowe, tak by niczego nagle nie zabrakło. Człowiek może się pomylić i czegoś nie zauważyć pod wpływem zmęczenia. Technologia zaś nie ma takich kłopotów – działa bezwarunkowo!

Maksymalizacja zysków i wyrównanie szans wszystkich aptek
Dzięki VMI Pharmacy można mówić o odblokowaniu zamrożonego kapitału obrotowego. Koniec z zalegającym na półkach towarem. Statystyki mówią same za siebie: koszt utrzymania przetrzymywanego w magazynie towaru powyżej miesiąca to strata na poziomie 1,5% jego wartości. Niestety okazuje się, że aż 35% aptek w Polsce boryka się ze zbyt dużym stanem magazynowym w stosunku do rotacji. To z kolei powoduje zatory w płatnościach, stres i nadwyrężenie stosunków handlowych.

Dzięki VMI Pharmacy właściciel apteki zyskuje najważniejsze – płynność finansową i możliwość inwestowania środków finansowych w inne obszary działalności. To, co w handlu jest najbardziej stresujące – zalegające magazyny, dzięki technologii Polpharmy, przestaje mieć tak kolosalne znaczenie. Płatność za podzielone zamówienia zostaje rozłożona na kilka mniejszych, dzięki czemu poprawia się cash-flow firmy. Apteka zyskuje możliwość konkurowania różnorodnością produktów w ofercie, odblokowuje swój potencjał i możliwości. Nie bez znaczenia są rabaty, z których w końcu każda apteka może skorzystać. Zakup pakietów wolniej rotujących z lepszymi cenami, jest teraz w zasięgu ręki nawet najmniejszych jednostek. Dzięki temu pacjent apteki dostanie to, czego szuka i zrobi kompleksowe zakupy. Możliwość skorzystania z maksymalnych rabatów już od jednego opakowania, powiększa zyski i wyrównuje szanse na rynku wszystkich aptek.

System VMI dedykowany jest zarówno aptekom działającym w sieciach, jak i placówkom indywidualnym. Mniejsze apteki biorą przykład z działań sieci franczyzowych, a te chętnie korzystają z VMI. Polpharma jest jedynym producentem na rynku, który proponuje swoim klientom taką technologię. Apteka, która odzyskuje czas wcześniej poświęcany na sporządzanie wielkich zamówień, teraz może działać wydajniej, z korzyścią dla siebie i swoich pacjentów.

***

Dołącz do nas i korzystaj z udogodnień dla Twojej apteki! Skontaktuj się z Przedstawicielem Polpharma lub poprzez e-mail: kontakt.vmi@polpharma.com