Optymalizacja stanów magazynowych

Od czego zacząć? W pierwszej kolejności musimy „zrozumieć magazyn” – zdefiniować potrzeby naszych pacjentów, określić własne oczekiwania i ustalić potencjał finansowy apteki. Najpierw zbudujmy wirtualny magazyn – w naszych głowach, a dopiero później przenieśmy naszą rewolucyjną wizję na apteczne półki.

Rewolucja według słownika to znacząca zmiana, która powinna zajść w stosunkowo krótkim czasie. Może ona dotyczyć różnych sfer życia. Z pewnością kojarzy się nam z przewrotami historycznymi, a w ostatnim czasie nawet z szeroko pojętą dziedziną gastronomii. Z całego serca chciałbym przekonać Koleżanki i Kolegów Farmaceutów, że apteczne rewolucje są również możliwe, czasem niezbędne, a z pewnością warte zachodu.

Kiedy nasze miejsce pracy – apteka – zaczyna przynosić coraz niższe dochody lub już od dłuższego czasu generuje straty, mamy dwa wyjścia. Albo decydujemy się zaakceptować stan rzeczy, albo stawiamy wszystko na jedną kartę i próbujemy wywołać kontrolowaną rewolucję, czyli proces stopniowych, acz szybko postępujących zmian, które pozwolą jej wrócić na żądaną przez nas pozycję.

Personel, magazyn, promocje, ceny, opieka farmaceutyczna… od czego zacząć? W miarę możliwości od jak największej ilości aspektów na raz. Sami zdecydujmy! W końcu znamy nasz, nie waham się użyć tego słowa, business lepiej niż ktokolwiek inny.

W moim przekonaniu priorytet powinna stanowić właściwa polityka magazynowa apteki – temat rzeka poruszany już wielokrotnie przez analityków, ekonomistów, farmaceutów praktyków. Nie bez przyczyny, bo waga tematu jest ogromna. Pozwólcie mi stać się czynnikiem zapalnym rewolucji w zarządzanej przez Was aptece. Na początek zapraszam do magazynu! Raz jeszcze pochylmy się nad kwestią optymalizacji stanów magazynowych naszych mikroprzedsiębiorstw.

Nakreślmy zatem najistotniejsze punkty naszych działań:

1. Nie możemy oszczędzać na lekach, o które pacjent prędzej czy później zapyta.
Farmaceuci, których apteki nie działają w sposób zadowalający, często ograniczają się do zakupów minimalnych ilości różnego rodzaju preparatów. Często rezygnują z posiadania części podstawowego asortymentu. Zamawianie leków „pod pacjenta” to podstawowy grzech polskich aptek. Nie możemy narzekać na brak pacjentów, kiedy lekceważymy ich na tyle, że nie staramy się zaspokoić ich podstawowych potrzeb. Musimy pamiętać, że to my – farmaceuci jesteśmy dla pacjentów! Nie odwrotnie! Skończmy też z mitem  całkowitego „schodzenia z magazynu” w grudniu, przed remanentem itd… Magazyn musi być pewnym constans. Powinien stanowić  gwarancję naszych zysków i zadowolenia pacjentów. Jego wartość nie powinna wahać się w granicach przekraczających 20%.

2. Dobry, optymalny magazyn apteki powinien być wartościowo równy co najmniej miesięcznej rotacji placówki aptecznej.
Dokonując porównań wielkości magazynu na tle rotacji towarów, pamiętajmy, żeby zestawiać wartości netto z netto lub brutto z brutto. Patrzmy na ceny hurtowe lub detaliczne. Nie wolno nam mylić tych wartości, a wbrew pozorom nietrudno tu o podstawowe błędy. Jeśli liczymy na rozwój apteki lub próbujemy eksperymentować z wysokomarżowymi preparatami kupowanymi w pakietach, powinniśmy zapewnić aptece magazyn na poziomie równym półtora miesięcznego obrotu. Zatem najważniejsza inwestycja, jaka wiąże się z aptecznymi rewolucjami, zawiera się w haśle: DOTOWAROWANIE. Tempo tego procesu musi być dostosowane do potencjału finansowego apteki – nie wolno nam się niebezpiecznie zadłużać.

3. Nie sposób nie wspomnieć o placówkach, które borykają się z odwrotnym problemem – są przetowarowane.
Takich aptek jest z pewnością dużo mniej, a ich właścicielom polecam niezwłoczną lekturę kolejnego punktu.

4. Musimy zrezygnować z „półkowników”, „zalegaczy” – preparatów, które budują wartość magazynu, ale nie rotują.
Jest to zadanie bardzo trudne. Często kupujemy pakiety, licząc na wysokie marże lub dobre ceny detaliczne, ale odbijamy się od braku zainteresowania nowymi preparatami ze strony pacjentów. Inny przykład budowania nierotującej części magazynu, to kupowanie leków okazjonalnie – na wyraźne życzenie pacjenta lub „pod receptę”. W takich przypadkach preparat zostaje na stanie apteki, jeśli zapomnimy oddać go do hurtowni w wyznaczonym czasie, a pacjent najzwyczajniej go nie wykupi. Temat „zalegaczy” jest bardzo trudny w kontekście pierwszego punktu dobrej polityki magazynowej.
Jak znaleźć złoty środek? Co zamawiać? Co niezwłocznie oddawać do hurtowni? Oto opracowany i przetestowany w praktyce schemat działania, o który powinniśmy się oprzeć podczas codziennych zamówień:

• cowieczorna analiza dziennej rotacji wszystkich preparatów,
• domówienie wszystkich brakujących pozycji oraz towarów, których stany apteczne zmalały poniżej wartości najwyższej dziennej sprzedaży (najwyższą dzienną sprzedaż powinniśmy wyznaczyć w oparciu o dane rotacji na przestrzeni miesiąca lub dla towarów rzadziej rotujących półrocza – z czasem większość stanów magazynowych zwyczajnie zapamiętamy, a analizy zajmą wówczas mniej czasu).

5. Co zrobić jeżeli już dopuściliśmy do przejęcia warty nad aptecznymi półkami przez „półkowników”?
Recepta jest prosta: WYPRZEDAŻ – oczywiście stracimy na tym, ale nie wszystko.

6. Zamówieniami powinna zajmować się jedna osoba.

7. Powinniśmy wybrać jedną z wiodących firm farmaceutycznych, której produkty będziemy regularnie nabywać.

8. Im większa firma i jej portfolio, tym lepiej – nie rozmieniajmy się na drobne!
Postarajmy się pokazać naszym pacjentom, że można u nas kupić znane produkty w naprawdę dobrych cenach! Rzecz jasna, małe firmy i marki własne to nic złego – pozwalają budować naprawdę dobrą marżę. Pamiętajmy jednak, że powinny stanowić dodatek, dopełnienie magazynu. Przecież chcemy, by naszą aptekę kojarzono z profesjonalizmem i dobrą marką.