Jak usprawnić pracę w aptece?

Pomocne może być realizowanie poniższych praktyk:

A. Planowanie czasu pracy swojego i zespołu – czyli tzw. zarządzanie w czasie.
B. Delegowanie zadań – czyli jedna z ważniejszych umiejętności menedżerskich.
C. Praca oparta na dobrych praktykach i wypracowanych standardach.
D. Motywowanie zespołu i tworzenie dobrej atmosfery w pracy, która sprzyja efektywności.

Zajmijmy się więc poszczególnymi punktami, by wyjaśnić i przypomnieć, z czym są związane i w jaki sposób zastosować je w aptece.

A. Planowanie czasu
To jedna z kluczowych umiejętności kierownika apteki. Z planowaniem wiążą się: umiejętność wyznaczania priorytetów, systematyczność, konsekwentność w działaniu. Istotą jest po prostu zaplanowanie swoich działań i konsekwentne ich realizowanie. Niby proste, a z tą realizacją różnie bywa.

Wielu menedżerów potrafi planować zadania swojemu zespołowi. Stosuje choćby technikę listy zadań. Ważne jest jednak, by było to narzędzie używane w odpowiedni sposób, zarówno przez osobę wyznaczającą zadania, jak i zespół, który te zadania ma realizować. Wpisując poszczególne punkty na listę, kierownik apteki powinien mieć na uwadze, czy cele te mają szansę być zrealizowane.

Powinien wziąć pod rozwagę, ilu farmaceutów musi zaangażować (i czy tylu będzie na zmianie), czy inne czynności pozwolą wyznaczonym osobom zrealizować zadanie. Przydatna może okazać się umiejętność wyznaczania celów.

Jedną z metod, którą łatwo jest zapamiętać, jest SMART. Można znaleźć wiele publikacji dotyczących SMART-a, przypomnę tylko podstawę. Cel według SMART powinien być:

S – specyficzny (konkretny) / Co dokładnie jest do osiągnięcia?

M – mierzalny / Po czym poznam, że cel został osiągnięty?

A – osiągalny / Czy mam wszystkie narzędzia do osiągnięcia celu?

R – istotny / Dlaczego tak ważne jest dla mnie osiągnięcie tego celu?

T – określony w czasie / Do kiedy zamierzam osiągnąć cel?

W taki sposób zidentyfikowany cel zwiększy szansę jego realizacji.

Mając wiele zadań w danym dniu i planując ich realizację, należy wziąć pod uwagę stopień ich ważności. Przecież nie wszystkie zadania są do zrobienia „na wczoraj”. Przy tej okazji przypomnę podział zadań na:

1. Ważne i pilne: to grupa zadań o zbliżającym się terminie realizacji, mogą tu znaleźć się zadania zaległe i problemy wymagające natychmiastowej interwencji.

2. Zadania ważne i niepilne: to grupa zadań zawierająca takie aspekty jak, budowanie relacji, praca zespołowa, planowanie.

3. Zadania pilne i nieważne: to grupa zadań związana z tzw. „zakłóceniami”, jak np. maile, nietypowa rozmowa telefoniczna, niektóre spotkania.

4. Zadania niepilne i nieważne: w tej grupie są zadania, które realizowane powinny być na końcu. Na przykład czytanie zaległej korespondencji mailowej (która nie znalazła się we wcześniejszych grupach).

Ważne jest, by każdy menedżer zdawał sobie sprawę, że wśród wielu zadań, które ma do zrealizowania, wszystkie może rozdysponować na te cztery rodzaje ważności. Pomocne w planowaniu czasu swojego i zespołu jest to, by nie planować 100% czasu, jaki spędzamy w pracy. Złota zasada jest taka, by uwzględnić tylko 80% tego czasu, by 20 pozostałych procent pozostawić na sprawy nagłe, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć. Pozostawienie sobie takiego zapasu pozwoli uniknąć wielu stresujących sytuacji.

B. Delegowanie zadań
O delegowaniu zadań również była już mowa w wielu publikacjach, ale przypomnijmy kilka zasad, bez których nie możemy mówić o profesjonalnym delegowaniu:

• Konkretnie sprecyzuj swój cel.
• Zastanów się, czy dane zadanie możesz delegować (nie delegujemy zadań, do wykonania których tylko kierownik apteki posiada uprawnienia).
• Wyznacz odpowiednią osobę do realizacji zadania (zastanów się, czy pracownik posiada odpowiednie umiejętności, doświadczenie i narzędzia).
• Dokładnie wytłumacz farmaceucie, co ma do wykonania i upewnij się, że dokładnie zrozumiał Twoje słowa. Wskaż czas, jaki ma na wykonanie zadania.
• W trakcie wykonywania zadania podejdź do farmaceuty, by sprawdzić, na jakim etapie jest wykonanie zadania (to moment, w którym można dokonać korekty, bądź udzielić wskazówek).
• W wyznaczonym czasie odbierz zadanie i koniecznie udziel informacji zwrotnej.

C. Praca oparta na dobrych praktykach
Warto wypracować w aptece rutyny, czyli sposób postępowania, który pokazał, że daje dobre rezultaty. Te praktyki dotyczyć mogą sposobu pracy w magazynie aptecznym, postępowania w przypadku reklamacji na sprzęt medyczny czy choćby rutyny związanej ze sprzedażą kuracji uzupełniających. Dobre praktyki mogą być efektem kilkuletniej pracy zespołu i mogą być pomysłem, który wypłynął zarówno od zespołu, jak i kierownika apteki. Dlatego tak ważne jest, by dać przestrzeń pracownikom na kreatywne myślenie. Istotne jest ponadto upewnianie farmaceutów, że mogą proponować swoje pomysły i rozwiązania.

D. Motywowanie zespołu i tworzenie dobrej atmosfery w pracy, która sprzyja efektywności
Umiejętność motywowania pracowników to jedna z kluczowych kompetencji kierownika apteki. Bez stworzenia przyjaznych warunków pracy nie możemy spodziewać się zaangażowania farmaceutów, a co za tym idzie, o efektywności też nie może wówczas być mowy. Co pomoże kierownikowi apteki w motywowaniu zespołu farmaceutów? Choćby spełnienie poniższych zasad:

• poznaj swoich pracowników, by wiedzieć, jakie oni mają motywacje do pracy, jakie wartości są dla nich ważne;
• wyznaczaj cele (choćby metodą SMART), by farmaceuci wiedzieli, do czego dążą i po co;
• daj poczucie swoich farmaceutom, że nikt nie jest nieomylny, więc każdy ma prawo popełniać błędy;
• chwal pracowników nawet za małe rzeczy (umiejętne udzielanie informacji zwrotnej);
• ogranicz do minimum kontrolowanie, pokazując że masz zaufanie do zespołu;
• buduj atmosferę partnerstwa w pracy.

Powyższe zasady są tylko wskazówką i propozycją. Każdy kierownik apteki, mając doświadczenie w zarządzaniu, z pewnością doda swoje sprawdzone elementy. Z pewnością można znaleźć jeszcze wiele obszarów, które mogą wpływać na efektywność pracy, na usprawnienie procesów zachodzących w aptece. Warto jednak zacząć od podstaw, bo często szukamy jakichś nowych rozwiązań, a najlepszymi okazują się te najprostsze.