Jak usprawnić pracę w aptece?23 lipca 2018

shutterstock_102283135

Zakres obowiązków personelu aptecznego jest stosunkowo szeroki. Od przyjęcia dostawy, poprzez wyeksponowanie produktów, metkowanie, porządkowanie, sprawdzanie recept, przygotowywanie dokumentów refundacyjnych etc. Obok zaś toczy się najbardziej istotna rzecz, jaką jest obsługa pacjenta. W przypadku kierownika dochodzą jeszcze dodatkowe obowiązki wynikające z zarządzania zespołem. A jest ich naprawdę wiele i wzajemnie się przenikają. Jak sobie z tym wszystkim radzić?

R E K L A M A
518x55-FP_MF_baner

autorka: Anita Gałek
trener, coach ICF

Pomocne może być realizowanie poniższych praktyk:

A. Planowanie czasu pracy swojego i zespołu – czyli tzw. zarządzanie w czasie.
B. Delegowanie zadań – czyli jedna z ważniejszych umiejętności menedżerskich.
C. Praca oparta na dobrych praktykach i wypracowanych standardach.
D. Motywowanie zespołu i tworzenie dobrej atmosfery w pracy, która sprzyja efektywności.

Zajmijmy się więc poszczególnymi punktami, by wyjaśnić i przypomnieć, z czym są związane i w jaki sposób zastosować je w aptece.

A. Planowanie czasu
To jedna z kluczowych umiejętności kierownika apteki. Z planowaniem wiążą się: umiejętność wyznaczania priorytetów, systematyczność, konsekwentność w działaniu. Istotą jest po prostu zaplanowanie swoich działań i konsekwentne ich realizowanie. Niby proste, a z tą realizacją różnie bywa. Wielu menedżerów potrafi planować zadania swojemu zespołowi. Stosuje choćby technikę listy zadań. Ważne jest jednak, by było to narzędzie używane w odpowiedni sposób, zarówno przez osobę wyznaczającą zadania, jak i zespół, który te zadania ma realizować. Wpisując poszczególne punkty na listę, kierownik apteki powinien mieć na uwadze, czy cele te mają szansę być zrealizowane. Powinien wziąć pod rozwagę, ilu farmaceutów musi zaangażować (i czy tylu będzie na zmianie), czy inne czynności pozwolą wyznaczonym osobom zrealizować zadanie. Przydatna może okazać się umiejętność wyznaczania celów.

Jedną z metod, którą łatwo jest zapamiętać, jest SMART. Można znaleźć wiele publikacji dotyczących SMART-a, przypomnę tylko podstawę. Cel według SMART powinien być:

S – specyficzny (konkretny) / Co dokładnie jest do osiągnięcia?

M – mierzalny / Po czym poznam, że cel został osiągnięty?

A – osiągalny / Czy mam wszystkie narzędzia do osiągnięcia celu?

R – istotny / Dlaczego tak ważne jest dla mnie osiągnięcie tego celu?

T – określony w czasie / Do kiedy zamierzam osiągnąć cel?

W taki sposób zidentyfikowany cel zwiększy szansę jego realizacji.

Mając wiele zadań w danym dniu i planując ich realizację, należy wziąć pod uwagę stopień ich ważności. Przecież nie wszystkie zadania są do zrobienia „na wczoraj”. Przy tej okazji przypomnę podział zadań na:

1. Ważne i pilne: to grupa zadań o zbliżającym się terminie realizacji, mogą tu znaleźć się zadania zaległe i problemy wymagające natychmiastowej interwencji.

2. Zadania ważne i niepilne: to grupa zadań zawierająca takie aspekty jak, budowanie relacji, praca zespołowa, planowanie.

3. Zadania pilne i nieważne: to grupa zadań związana z tzw. „zakłóceniami”, jak np. maile, nietypowa rozmowa telefoniczna, niektóre spotkania.

4. Zadania niepilne i nieważne: w tej grupie są zadania, które realizowane powinny być na końcu. Na przykład czytanie zaległej korespondencji mailowej (która nie znalazła się we wcześniejszych grupach).

Ważne jest, by każdy menedżer zdawał sobie sprawę, że wśród wielu zadań, które ma do zrealizowania, wszystkie może rozdysponować na te cztery rodzaje ważności. Pomocne w planowaniu czasu swojego i zespołu jest to, by nie planować 100% czasu, jaki spędzamy w pracy. Złota zasada jest taka, by uwzględnić tylko 80% tego czasu, by 20 pozostałych procent pozostawić na sprawy nagłe, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć. Pozostawienie sobie takiego zapasu pozwoli uniknąć wielu stresujących sytuacji.