Zarządzanie magazynem w aptece otwartej28 września 2011

System zarządzania magazynem aptecznym powinien być pochodną wyznaczonej strategii i celów biznesowych apteki. Bez ustalonych zasad polityki magazynowej i ścisłego realizowania systemu zarządzania magazynem niemożliwe jest prawidłowe zarządzanie placówką

Podczas spotkań z kierownikami i właścicielami aptek, często zauważam brak konsekwencji we wprowadzanych zmianach i pomijanie istotnego zagadnienia zarządzania przedsiębiorstwem, jakim jest właśnie zarządzanie magazynem w aptece. Aby w pełni zrozumieć jego mechanizmy, musimy koniecznie pamiętać, że żaden z elementów systemu nie funkcjonuje w oderwaniu – poszczególne elementy stanowią system naczyń połączonych. Często spotykam się z pytaniem: ile tego towaru powinno w aptece być? Odpowiedź na tak sformułowane pytanie nie jest łatwa, gdyż samo pytanie jest niewłaściwie postawione. Bo nie o ilość tutaj chodzi, a o jakość. Jak wiemy – apteka aptece nierówna, z tego też względu nie istnieje uniwersalny wzór na zarządzanie magazynem.

 

Prawidłowe zarządzanie magazynem

  • zarządzanie stokiem i wartością magazynu,
  • zarządzanie kategorią i budowanie asortymentu w oparciu o dane rynkowe,
  • racjonalizowanie zakupów w stosunku do sprzedaży.

 

W oparciu o jakie zasady czy przesłanki należy konstruować modelowe rozwiązania w tym zakresie? Teoretyczne podstawy rozwiązania tego problemu daje nam zasada ABC, często nazywana także zasadą Pareto.

 

Teoria

Metoda ABC głosi, iż w gospodarowaniu zapasami należy przede wszystkim na bieżąco dokonywać ich grupowania, zarówno wedle ich wartości, jak i wielkości obrotów. Wyróżniamy trzy grupy zapasów:

  • Grupa A – zapasy „cenne”, stanowiące do 20% liczebności asortymentowej zapasów, ale mające znaczny udział w wartości sprzedaży, sięgający 75-80%.
  • Grupa B – zapasy mające udział w wysokości 15-20%, zarówno w liczebności asortymentowej zapasów, jak i w ich wartości.
  • Grupa C – zapasy o charakterze masowym, mające największy udział w liczebności asortymentowej (60-80%) i bardzo niski udział w wartości (ok. 5%).

Jak dowodzą badania, asortyment produktów z grupy A najbardziej rzutuje na wartość łącznego obrotu (a także magazynu), stanowiąc niezbyt liczny zbiór pozycji. Proporcje te układają się mniej więcej w taki sposób, że około 20% pozycji obejmuje aż 80% obrotu. W odniesieniu do tej właśnie grupy racjonalne przesłanki wskazują na celowość zastosowania ostrego reżimu przy ich zamawianiu i utrzymywaniu stanów magazynowych. W związku z powyższym i na podstawie obserwacji, wyodrębniamy cztery typy zapasów znajdujących się na stanie apteki:

1. Najwyższy priorytet: zapasy krytyczne (nie mogą się wyczerpać),
2. Wysoki priorytet: zapasy istotne (limitowany poziom zapasów),
3. Średni priorytet: zapasy potrzebne, okazjonalnie limitowane (dopuszczalne wyczerpanie, np. preparaty sezonowe),
4. Niski priorytet: zapasy pożądane (dozwolone wyczerpanie).

 

Praktyka

Jakie parametry, wskaźniki i czynniki powinniśmy uwzględnić? Na co należy zwracać uwagę przy wprowadzaniu zasad zarządzania magazynem w aptece? Gospodarowanie stokiem i zapasami w magazynie to złożony proces. Do jego skutecznej realizacji potrzebujemy odpowiednich informacji, dzięki którym dokonamy szczegółowych analiz i na ich podstawie przeprowadzimy optymalizację stoku i asortymentu, jakim dysponuje apteka.

Optymalizacja asortymentu jest to ukształtowanie asortymentu w sposób maksymalizujący zyski z jego sprzedaży. Przy budowie asortymentu posługujemy się takimi pojęciami, jak szerokość i głębokość oferty asortymentowej, wprowadzamy podział na kategorie, klasy, grupy. Przegląd ilości zmagazynowanego towaru oraz określenie bieżących parametrów da nam pełny obraz sytuacji w aptece i wskaże kierunek zmian, jakie powinniśmy wprowadzić. Te informacje są niezbędne dla właściwego przeprowadzania strukturyzacji operacji magazynowych. Najistotniejsze dane to:

  • średni stan zapasów: wyznaczanie prawidłowego stanu, stoku magazynowego w oparciu o średni czas rotacji magazynu – współczynnik wartości magazynu do sprzedaży w jednostce czasu,
  • stan zapasów w dniach: ustalanie średniej rotacji dziennej i okresowej dla danego preparatu, grupy czy kategorii oraz zapotrzebowanie w jednostce czasu, procentowy udział zamówień zbiorczych,
  • udział w miejscu na półce: wolumen obrotów na grupie „terapeutycznej” oraz udział preparatu w tym obrocie, wyznaczanie lidera grupy, cechy produktu, możliwość substytucji,
  • średnia sprzedaż produktu/marki w punkcie sprzedaży.

Istotne jest, aby wszelkie wskaźniki apteczne rozpatrywać w ujęciu 12-miesięcznych trendów sprzedaży i sezonowości sprzedaży aptecznej, a budowanie portfela produktowego realizować w oparciu o cele i strategię sprzedażową apteki.

 

Analiza rentowności sprzedaży

Współczynnik rotacji – przyjmuje się, że prawidłowo zarządzana apteka z ustaloną polityką magazynową, zakupowo-sprzedażową, wykazuje się współczynnikiem stoku magazynowego do obrotów miesięcznych w granicach 0,8-1,2. Oczywiście, jak wspomniałem na wstępie – apteka aptece nierówna, w praktyce wiele zależy od przyjętej strategii, misji i celów biznesowych apteki. Inaczej magazynem zarządza apteka sieciowa, inaczej indywidualna, a jeszcze inaczej „agresywny” minisieciowiec. Są apteki, których asortyment nie przekracza 2 tys. pozycji i z powodzeniem realizują one założone cele biznesowe – w aptekach tych realizowana jest np. pełna substytucja produktowa, a pacjenci wykazują niski próg reakcji na brak leku. W zamian za to otrzymują najtańszy na rynku zamiennik generyczny. Rola substytucji lekowej jest tutaj podstawową przesłanką w budowaniu asortymentu i zarządzaniu magazynem takiej apteki. Wielu farmaceutów „lubi” pracować na dużych magazynach i „bogatym” asortymencie. Ilość pozycji to nierzadko 6-8 tys. na magazynie, z możliwością bieżącej realizacji wszelkich potrzeb pacjentów. Powoduje to jednak długi czas rotacji magazynu, występowanie „nierotów”, popularnie zwanych „pułkownikami”, które są najczęstszą przyczyną dużych strat z tytułu przeterminowań towaru oraz potrzeby jego utylizacji. Jaka jest różnica pracy na małym i dużym asortymencie? Podstawowa i determinująca inne elementy pracy apteki. Zgodnie z zasadą Pareto, z punktu widzenia zarządzania magazynem, zapasy krytyczne i istotne to ok. 20% naszego magazynu. Jeżeli pracujemy na magazynie, w którym posiadamy np. 5 tys. preparatów, to bezpośrednim, intensywnym i stałym nadzorem musimy objąć ok. 1000 produktów – jest to trudne, czasochłonne i na pewno nieefektywne. Gdy zaś pracujemy na zoptymalizowanym magazynie, np. 2 tys. pozycji – wielkość ta spada do 400 preparatów. Niebagatelne znaczenie ma aspekt finansowy – prawidłowe zarządzanie magazynem to wzrost średniej efektywnej marży handlowej, poprzez: optymalizację (zmniejszenie) stanów magazynowych od 0,5-1,5%* oraz budowę struktury asortymentowej od 2 do 5%*.

 

Podsumowanie

Efektem zarządzania magazynem jest:

  • optymalizacja wnętrz przedsiębiorstwa,
  • poprawa płynności finansowej,
  • podnoszenie konkurencyjności apteki dzięki właściwemu zarządzaniu asortymentem,
  • realizacja celów i strategii sprzedażowych apteki,
  • postrzeganie asortymentu apteki z perspektywy potrzeb klienta,
  • optymalizacja portfela produktów z punktu widzenia celów firmy, interesów klienta i efektywności działania,
  • wzrost przychodów i rentowności,
  • obniżenie kosztów funkcjonowania apteki.

 

Źródło:* Dane własne z restrukturyzowanych aptek.