Praca na priorytetach4 kwietnia 2017

shutterstock_256140187_PRACA NA PRIORYT

Kierowanie zespołem, kontrola kosztów, dbanie o wizerunek placówki, do tego szkolenia i spotkania z przedstawicielami. Nadmiar obowiązków i permanentny brak czasu to codzienność, w której trzeba się jakoś odnaleźć i do której trzeba się dostosować. Jak wywiązywać się ze wszystkich obowiązków i czy w ogóle jest to możliwe?

R E K L A M A

autor: Anita Gałek
trener, Coach ICF

Owszem, choć nie ma jednej recepty na to, jak pracować, by było to efektywne. Są jednak metody, które bywają pomocne w zorganizowaniu czasu sobie i swoim pracownikom. Podstawą jest świadomość, że wywiązanie się ze wszystkich obowiązków zależy od nauczenia się  zarządzania sobą i naszymi pracownikami w czasie. W różnych źródłach można odnaleźć sformułowanie „zarządzanie swoim czasem”. Nie do końca mnie ono przekonuje, bo czyż faktycznie możliwe jest zarządzanie czasem? Bliższe i prawdziwsze wydaje mi się stwierdzenie „zarządzanie Sobą w czasie”. Od czego więc zacząć? Z pewnością należy spojrzeć na swoją efektywność z jak największą dozą obiektywizmu. Timothy Ferriss, amerykański przedsiębiorca, autor wielu publikacji dotyczących organizacji pracy, powiedział: „Brak czasu to tak naprawdę brak priorytetów”. Jest on wyznawcą teorii, iż nadmierne obciążenie pracą bywa często tak nieproduktywne jak nierobienie niczego. Autor namawia do tego, by robić mniej, a efektywniej. Nasuwa się od razu pytanie, jak wybrać te czynności, te obowiązki, które zajmują mniej czasu, a dadzą oczekiwane efekty?

Z pomocą przychodzi zasada włoskiego ekonomisty – Vifredo Pareto, której nazwa pochodzi od nazwiska jej twórcy. A zdefiniować możemy ją następująco: 80/20. Oznacza to, że 80 procent rezultatów wynika z 20 procent wkładu. Jak to się ma do wyboru czynności, które przyniosą nam najbardziej pożądane efekty? Oznacza to, że wykonanie 20 procent najważniejszych rzeczy przyniesie nam 80 procent oczekiwanych rezultatów. Dlatego też nie warto tracić energii na wykonanie wszystkich zadań, ponieważ nigdy nie wykonamy ich wszystkich na 100 procent. Dodatkowo istnieje ryzyko, że wykonamy je niestarannie i stracimy potem dodatkowy czas na poprawianie błędów. A przecież nie o taką efektywność nam chodzi. W tym miejscu należy też wspomnieć, że większość czynności w pracy wystarczy wykonać dobrze, nie wszystkie zadania muszą być wykonane idealnie.

W parze z zasadą Pareto idzie zasada brytyjskiego historyka i pisarza Cyrilla Parkinsona, który stwierdził, iż: „Praca rozszerza się tak, by wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”. Sądzę, że po przeanalizowaniu tych słów wszyscy zgodzimy się ze słusznością tego prawa. Odnosząc to do rzeczywistości w pracy, oznacza to, że jeśli otrzymamy (zaplanujemy) określony czas na wykonanie danego zadania, prawdopodobnie większość zabierze się do niego jak najpóźniej. Jeśli mamy więcej czasu, niż wymaga tego zadanie, zaczynamy przedłużać i odkładać wykonanie na ostatnią chwilę. Jeśli do wykonania jakiejś czynności mamy niewiele czasu, szybciej się koncentrujemy i motywujemy do jej wykonania. Z pewnością każdemu zdarzyło się usłyszeć od znajomej osoby (część zna to z autopsji), że im więcej ma obowiązków do wykonania, tym lepiej potrafi się zorganizować i działać efektywniej.

Prześlij dalej