Remanent bez problemów19 października 2015

shutterstock_127935443

Jak sprawnie i efektywnie przeprowadzić remanent w aptece? Poniżej garść praktycznych porad, którymi warto kierować się podczas jego realizacji.

autorzy:
mgr farm. Małgorzata Obeid
dr n. farm. Nicolas Obeid
Pharmacon Pharmaceutical Consulting

Remanent ma na celu porównanie ilości towarów rzeczywiście obecnej w aptece z ilością towaru wynikającą z faktur (dostawy). Ilości te powinny być zgodne. Niestety często pojawiają się różnice zwane w tym przypadku różnicami remanentowymi. Ich przyczyny wynikają na ogół z czynnika ludzkiego – niezamierzonych pomyłek we wprowadzaniu towaru lub w czasie jego sprzedaży. Braki produktów mogą także być efektem kradzieży, szczególnie w aptekach, które zrezygnowały z szyb oddzielających pierwszy stół od pacjentów lub wprowadziły częściową samoobsługę. Marginalnie zdarzają się zawłaszczenia popełniane przez personel. Remanent przeprowadzany jest ustawowo raz w roku (najczęściej pod koniec roku kalendarzowego) oraz na dzień rozpoczęcia i zakończenia działalności firmy lub przy zmianie wspólnika bądź zmianie procentowych udziałów wspólników w firmie. Sprawdzenie stanu magazynowego apteki powinno towarzyszyć zmianie kierownika apteki lub pracowników objętych odpowiedzialnością materialną. Remanent może być również częścią kontroli, którą może zarządzić właściwy dla danej apteki urząd skarbowy.

Przygotowanie do remanentu

  • W celu usprawnienia przebiegu remanentu warto zawczasu odpowiednio się do niego przygotować. Przede wszystkim należy wprowadzić do systemu wszystkie zaległe faktury oraz faktury korygujące. Należy sprawdzić, czy w „kolejce” nie znajdują się żadne pozycje, które należy przywrócić na stan. Porządkujemy także preparaty wstrzymane (zdjąć ze stanu, raport załączyć do wydruku wstrzymania) i przeterminowane (zdjąć ze stanu, odłożyć do przeterminowanych, sporządzić raport).
  • Z uwagi na to, że obecnie wykonuje się znacznie mniej leków recepturowych niż kiedyś, można zrobić „wstępny” remanent na recepturze. Wpisanie recepty na lek robiony do systemu zmniejsza na stanie ilość substancji potrzebnych do jej wykonania. Trzeba więc sprawdzić, czy wszystkie recepty zostały wykonane, zanim zaczniemy przeważać substancje recepturowe w celu ustalenia ich faktycznej ilości. Na wydruku stanu magazynu (receptury) nanosimy wyniki. Trzeba pamiętać, żeby nanosić na bieżąco zmiany ilości wynikające z wykonywania kolejnych recept. Jeśli zaplanujemy taki „częściowy remanent” na 1-2 dni przed zasadniczym remanentem, nie powinno być z tym problemu.
  • Wstępnie możemy przygotować do zliczenia preparaty w magazynie, np. zliczając opaski, strzykawki itp. po 5-10 sztuk i spinając je gumką recepturką. Wstępne zliczenie sprawdza się także w przypadku preparatów przechowywanych w magazynie w większych ilościach – możemy dopiąć do regału lub kartonu kartkę z informacją o ilości, np. 20 opakowań preparatu X lub 3 kartony po 20 opakowań preparatu Y. Należy sprawdzić datę ważności tych preparatów.
  • Jeżeli jakiś preparat jest przechowywany w magazynie i wyeksponowany za pierwszym stołem, warto złożyć go w jednym miejscu, w celu uniknięcia w czasie remanentu zliczania typu: 20 w magazynie, 3 w pierwszym okienku i 5 w gablotce – takie sytuacje sprzyjają pomyłkom/pominięciu jakiś opakowań, szczególnie w remanencie bez użycia czytników.
  • Wstępnych obliczeń remanentowych można też dokonać dla preparatów wystawionych w dedykowanych gablotach czy regałach, np.: okulary, farby do włosów, konkretne serie kosmetyków – oznaczając je kartkami z ilością produktu i nanosząc na bieżąco różnice. Takie czynności również przeprowadzamy nie wcześniej niż 1-2 dni przed remanentem.

Prześlij dalej