Remanent w aptece20 grudnia 2012

remanent-w-aptece

Przed nami koniec roku i tradycyjnie, niczym bumerang powraca temat remanentów i inwentaryzacji towarów znajdujących się w aptece. W swojej praktyce jeszcze nie spotkałem placówki, dla której wykonanie tego obowiązku byłoby sprawą łatwą, prostą i przyjemną. Zbliżający się termin wykonania remanentu wprowadza pewną nerwowość i obawę przed czekającym ogromem pracy i… jego wynikami

Czym jest remanent? Spotkacie się Państwo z kilkoma definicjami, ale chyba najczytelniejszą jest ta, która określa go, jako spis będący ustawowym obowiązkiem podmiotu go­spodarczego, wynikającym bezpośrednio z ustawy o rachunkowości, a mającym na celu ustalenie rzeczywistego stanu ak­tywów i pasywów. Słowem, to czynność mająca na celu najpierw zbadanie fak­tycznej ilości towarów posiadanych przez przedsiębiorstwo, a następnie uzgodnie­nie tego stanu z ilością wynikającą z odpowiednich dokumentów, jak faktu­ry, PZ-ki, raporty kasowe oraz ze stana­mi w komputerowym programie handlo­wo-magazynowym, którym posługuje się apteka. Jeżeli w trakcie remanentu okaże się, że ilości są niezgodne, należy skorygować dokumenty na podstawie odpowiednich przepisów prawa i proce­dur obowiązujących w danym przed­siębiorstwie (aptece). Głównym celem inwentaryzacji jest więc skonfrontowanie danych ewidencyjnych z rzeczywistością i ustalenie rzeczywistego stanu aktywów apteki (przedsiębiorstwa).

 

Remanent nie musi być zmorą dla pracowników i dezorganizować działalności apteki. Inwentaryzacja może być prze­prowadzana ręcznie (niestety, jeszcze spora część aptek dokonuje tego metodą tradycyjną) lub za pomocą narzędzi informatycznych, wspomaganych przez sprzęt elektroniczny. Można ją przepro­wadzić we własnym zakresie lub zlecić firmie zewnętrznej. Coraz więcej pod­miotów prowadzących apteki decyduje się na wsparcie tego procesu ze strony wyspecjalizowanych firm zewnętrznych, gdyż prowadzi to do oszczędności czasu i funduszy. Średni czas wykonania remanentu przy zastosowaniu nowocze­snych narzędzi to ok. 6-10 godzin (w zależności od wielkości stanu ma­gazynowego, ilości asortymentu oraz przygotowania apteki do remanentu). W porównaniu do tradycyjnie przepro­wadzanych remanentów zyskuje się 2-, 3-krotne skrócenie czasu niezbędne­go do wykonania pełnej inwentaryzacji, co umożliwia wykonanie całej operacji poza godzinami czynności apteki (nawet w porze nocnej), bez potrzeby jej zamy­kania na czas trwania remanentu.

 

Nowoczesna inwentaryzacja to szybka i dokładna metoda dokonywania spisu z natury w oparciu o odpowiednie zaple­cze, określane jako zasoby techniczne, ludzkie (personalne) i organizacyjne. Zasoby techniczne to m.in. przenośne terminale do odczytu kodów kreskowych, kolektory i konwertery danych oraz opro­gramowanie do przetwarzania zebranych danych. Zasoby ludzkie to kompetentny personel własny lub zewnętrzny, odpo­wiednio przeszkolony i rzetelny, który odpowiada za prawidłowe wykonanie spisu i zbierania niezbędnych do jego wykonania danych. Bardzo istotna jest także organizacja i umiejętności, bez nich nie uda nam się przeprowadzić sprawnie remanentu. Najistotniejsze są takie elementy jak: metodologia pracy, opracowanie jasnych i czytelnych proce­dur inwentaryzacyjnych i kontrolnych.

 

W praktyce wykonuje się różne rema­nenty/spisy z natury. W zależności od przyczyn i potrzeb rozróżniamy m.in. inwentaryzacje:

  • okresowe (np. roczna),
  • przed zmianą na stanowisku kierow­nika apteki,
  • dokonywane w celu sprawdzenia wszelkiego rodzaju braków i niezgod­ności.

 

Dodatkowo ustawodawca określił kata­log sytuacji i terminów nakładających obowiązek przeprowadzenia spisu z natury (inwentaryzacja okresowa):

  • na dzień 1 stycznia i na koniec roku podatkowego,
  • na dzień rozpoczęcia/zakończenia lub likwidacji działalności,
  • przy zmianie wspólnika lub zmianie proporcji udziałów,
  • w przypadku działań kontrolnych, poprzez zarządzenie naczelnika wła­ściwego urzędu skarbowego.

 

Niezależnie od tego, kto wykonuje remanent w naszej aptece, do inwen­taryzacji musimy się odpowiednio przygotować. Poniżej lista czynności niezbędnych do przeprowadzenia prawidłowej inwentaryzacji zapasów – materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów:

  1. W miarę możliwości powinniśmy uregulować wszelkie kwestie formalne związane z obrotem towarowym w naszej aptece.
  2. Wprowadzamy zaległe faktury, doku­menty i korekty.
  3. Przeprowadzamy szczegółową kontro­lę towarów przeterminowanych i ściągamy je raportami ze stanów.
  4. Tak samo postępujemy z preparatami w kolejce i lekami wstrzymanymi, któ­re powinny być przywrócone na stan.
  5. Już podczas nanoszenia różnic remanentowych nie wolno dokonywać wprowadzania dokumentów zakupu oraz dokonywać jakichkolwiek opera­cji sprzedaży czy obrotu towarowego w obrębie systemu informatycznego!
  6. W większości programów wykonanie spisu z natury wymaga zerowania stanów, dlatego też towary, które wprowadzimy czytnikami do różnic (podczas spisu z natury), staną się naszym faktycznym stanem magazy­nowym – to, co nie zostanie wczytane, będzie stanem zerowym.
  7. Aby wykonać remanent kontrolny, ko­niecznie należy w pierwszej kolejności wykonać archiwizację danych.
  8. Spis z natury powinien być udoku­mentowany i zawierać m.in.:
  • nazwę firmy/właścicieli,
  • datę sporządzenia,
  • ponumerowane arkusze spisu z natu­ry z pozycjami towaru,
  • specyfikację ilościowo-wartościową stwierdzonego towaru,
  • łączną wartość spisu z natury,
  • sprawozdanie ze spisu z natury,
  • oświadczenia osób materialnie odpo­wiedzialnych,
  • protokoły różnic inwentaryzacyjnych,
  • wyjaśnienie różnic inwentaryzacyj­nych,
  • opis – „spis zakończono na pozycji…”,
  • podpisy komisji i właścicieli.

 

Należy pamiętać, że dokumentacja inwentaryzacyjna powinna zawierać także: harmonogram inwentaryza­cji, decyzję kierownika jednostki (właściciela, zarządu) o terminie przeprowadzenia inwentaryzacji i składzie komisji inwentaryza­cyjnej (wybór przewodniczącego komisji) oraz sprawozdanie komisji inwentaryzacyjnej.

Po zakończeniu inwentaryzacji należy przystąpić do ustalenia i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych – rozbież­ności pomiędzy stanem ewidencyjnym (program magazynowy) a stanem rzeczywistym (spis z natury):

  • ilościowo-wartościowych,
  • ubytków naturalnych,
  • zawinionych lub nie.

 

Różnice inwentaryzacyjne mogą stano­wić niedobór lub nadwyżkę. Przepisy nie określają szczegółowych zasad doko­nywania kompensat majątku objętego ewidencją ilościowo-wartościową. Dla­tego nadwyżki i niedobory leków mogą być wzajemnie kompensowane, jeżeli powstały w podobnych asortymentach, o zbliżonych właściwościach, podobnym wyglądzie opakowań itp., dotyczą tego samego spisu z natury i powstały w tym samym okresie rozliczeniowym oraz dotyczą tych samych osób odpowiedzial­nych materialnie.

Różnice remanentowe wynikają głównie z dwóch następujących powodów: zmiany naturalnych cech przedmiotów (w tym towarów przeterminowanych, nie ujętych w fazie przygotowań do remanentu) oraz najczęściej spotyka­nych – błędów i nadużyć popełnionych przez pracowników w ewidencji księgo­wej (omyłki liczbowe w dokumentacji i zapisach), pomyłki w przyjmowaniu i wydawaniu rzeczowych składników majątku, kradzieże i nadużycia.

 

Pamiętajmy, że tzw. bezsporne nad­wyżki stanowią przychód podatkowy. Niedobory niezawinione w określonych przypadkach, w zależności od sposobu udokumentowania, mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Niestety, niedobo­ry zawinione (najczęściej spotykane) wg interpretacji sporej części urzędów skar­bowych nie stanowią kosztu uzyskania przychodu (interpretacje poszczególnych US w tym zakresie są różne). Dlatego przywołam tu orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego w wyroku S.A./Wr 3114/95 z 23 stycznia 1997 r. poparte implementowaną VI Dyrekty­wą, z której wynika jednoznacznie, że nie należy korygować podatku naliczonego w przypadkach zniszczenia, utraty lub kradzieży własności, o czym stano­wi art. 20(1)(b) tej Dyrektywy.

 

Prześlij dalej