Efektywne zarządzanie zapasami13 grudnia 2012

efektywne-zarzadzanie-zapasami

Podczas szkoleń i w trakcie audytów prowadzonych w aptekach często zauważam niskie zaangażowanie i brak świadomości, z jakim farmaceuci podchodzą do kwestii zarządzania zapasami. Rzadko uświadamiają sobie bezpośrednie zależności pomiędzy zarządzaniem stokiem a kondycją finansową placówki. Nawet sytuacja utraty płynności finansowej nie powoduje powiązania tego faktu ze źle realizowaną polityką dotyczącą zapasów.

Wśród większości ekonomistów panuje przekonanie, że odzwierciedleniem sytuacji w jakiej znajduje się przedsiębiorstwo jest nie tylko bilans aktywów i pasywów, ale także płynność finansowa niezbędna do zapewnienia bieżącego i przyszłego finansowania prowadzonej działalności. Dlatego tak istotne znaczenie ma właśnie prawidłowe zarządzanie zapasami.

Aby przeanalizować kwestie związane z zarządzaniem zapasami musimy zdefiniować samo pojęcie zapasów. Definicja mówi o tym, że są to rzeczowe środki obrotowe służące zapewnieniu ciągłości procesów produkcji i/lub dystrybucji.

Upraszczając – w przypadku apteki chodzi głównie o zakupiony towar handlowy przeznaczony do sprzedaży. Zapasy, czy jak to ujęliśmy – rzeczowe środki obrotowe (towary), charakteryzują się tym, że są zamrożone (zmagazynowane), angażują nasze środki finansowe i zajmują powierzchnię magazynową, ale zbyt długo przechowywane tracą na wartości. Mając powyższe na uwadze, możemy jasno powiązać kwestie zarządzania zapasami z efektywnością funkcjonowania apteki w wymiarze kosztowym. Stąd już tylko krok do wyznaczenia celu, który chcemy osiągnąć. A celem zarządzania zapasami jest zapewnienie ich niezbędnej wielkości do prowadzenia działalności przy najmniejszych możliwych kosztach. Z tego też wynika, że celem zarządzania zapasami jest nie tyle ich zmniejszenie do minimum, ile optymalizacja zapewniająca z jednej strony utrzymywanie możliwie najniższego poziomu zapasów, z drugiej zaś gwarancję realizacji potrzeb naszych pacjentów.

Jak już zauważyliśmy, utrzymywanie zapasów wiąże się z ponoszeniem kosztów ich utrzymania. Dlatego też musimy zdać sobie sprawę z tego, na jakim poziomie możemy zarządzać zapasami, aby te koszty zminimalizować.

 

Do kosztów utrzymania zapasów zalicza się:

  • koszty magazynowania – wynagrodzenie personelu, amortyzację budynków, zużycie materiałów pomocniczych oraz czynsze,
  • koszty kapitałowe (utraconych korzyści z kapitału) – apteka utrzymując zapasy, zamraża w nich część swoich środków. Zapasy same w sobie nie generują zysku. Koszty kapitałowe określają tzw. koszt alternatywny utrzymywania zapasów, czyli pokazują zysk, jaki spółka uzyskałaby, gdyby przeznaczyła środki na inne zyskowne przedsięwzięcie,
  • koszty uzupełniania zapasów,
  • koszty braku zapasów – straty z niedokonanej sprzedaży,
  • koszty przeładunku i przemieszczania zapasów,
  • koszty ubezpieczenia zapasów,
  • koszty zużycia, starzenia się i przeszacowania zapasów – wiele towarów posiada krótki termin ważności i może się przeterminować – tracą wówczas wartość. Dla rynku farmaceutycznego charakterystyczne są także zmiany np. w odpłatnościach na listach leków refundowanych, regulowane urzędowo ceny i ich zmiany, co często prowadzi do utraty wartości posiadanych przez aptekę zapasów. W przypadku, gdy zapasy straciły na wartości, przedsiębiorstwo zobowiązane jest wykazać stratę z tego tytułu w rachunku wyników,
  • koszty uzupełniania zapasów (koszty zamówienia) – wynikające z procesu zamawiania oraz otrzymywania zapasu. Będą to koszty składania zamówienia oraz jego odbioru, jak również koszty administracyjne związane z zamówieniem (np. czas pracy, koszty telefonów oraz korespondencji).

Jak już powiedzieliśmy, celem zarządzania zapasami w aptece jest utrzymywanie ich na poziomie, który z jednej strony minimalizuje koszty, a z drugiej nie naraża apteki na utratę pacjentów na skutek braku możliwości realizacji ich zapotrzebowania. Szczególną uwagę należy poświęcić poziomowi zapasów o charakterze sezonowym z racji ich rotacji wynikającej z ograniczonego zapotrzebowania poza głównym sezonem sprzedaży i możliwości przeterminowania.

Zapasy są składnikami majątku w większości przedsiębiorstw. Tak jak podkreśliliśmy to wcześniej, zapasy mają bezpośredni wpływ na wynik finansowy oraz sytuację majątkową przedsiębiorstwa. Dla zobrazowania tej zależności może służyć poniższy wzór, który ułatwi bieżącą ocenę sytuacji w Państwa aptece:

1-wzor

W zależności dla jakiego okresu liczymy wskaźnik rotacji, przez taką wartość w dniach mnożymy wyrażenie ułamkowe; dla ułatwienia obliczeń i powiązania ich z charakterystyką apteki, radzę wykonywać obliczenia w oparciu o wartości miesięczne i wtedy nasze równanie przyjmie postać:

2-wzor

Przyjmuje się, że właściwe zarządzanie zapasami w aptece charakteryzuje się wskaźnikiem rotacji na poziomie 0,8-1,2 (w zależności od wielkości i potencjału sprzedażowego apteki). Dla aptek o poziomie obrotów powyżej 300 tys. zł może być on jeszcze niższy i osiągać wartości na poziomie poniżej 0,8, a dla aptek o obrotach do ok. 80 tys. zł powyżej 1,2.

Drugim wskaźnikiem, który każdy zarządzający apteką może obliczyć we własnym zakresie jest określenie bieżącej płynności finansowej. Oprócz wielkości podanych powyżej niezbędne będzie określenie średniego terminu płatności z tytułu faktur zakupowych, całkowita suma należności względem hurtowni z tytułu zrealizowanych dostaw. Dla łatwiejszego zilustrowania przykładu posłużymy się parametrami hipotetycznej apteki. Wartość zapasów (w naszym przypadku średni stock magazynowy netto w cenach zakupu) – 300 tys. zł. Wartość sprzedaży w danym m-cu dla którego ustalaliśmy zapasy (netto w cenach zakupu) – 200 tys. zł. Wartość zobowiązań wobec dostawców (przeterminowanych i nieprzeterminowanych netto) – 280 tys. zł. Średni termin płatności za zrealizowane dostawy (uzyskany termin kredytu kupieckiego) – 30 dni.

Z powyższego wynika, że:

3-wzor

co wskazuje, że apteka nieefektywnie zarządza zapasami, a w szczególności posiadanym magazynem, zaś bieżąca płynność finansowa (wartość bezwzględna netto) = 200 tys. zł – 280 tys. zł = -80 tys. zł, czyli apteka będzie regulowała swoje zobowiązania średnio 18 dni po terminie płatności, mimo że posiada pełne, 100% pokrycie towarowe (+ 20 tys. zł) na stocku magazynu apteki. Właśnie w takich momentach przydaje się znajomość zależności, którym podlegają zapasy w naszej aptece.

 

Przedstawiona powyżej sytuacja wymaga podjęcia następujących działań:

  1. Zmniejszenia wartości posiadanych zapasów, a więc stocku magazynowego.
  2. Weryfikacji polityki zakupowej apteki, np. poprzez ustalenie dziennego limitu zakupowego,
  3. Czasowej zmiany warunków uzyskanego kredytu kupieckiego.
  4. Analizy struktury asortymentowej i podjęcie niezbędnych działań w celu ich optymalizacji. Znając przyczyny łatwiej nam przyjdzie postawienie diagnozy i wprowadzenie programu naprawczego.

A zatem – do dzieła!

 

Prześlij dalej