Efektywne zarządzanie czasem pracy15 listopada 2012

efektywne-zarzadzanie-czasem-pracy

Obserwując różne apteki zauważam dużą różnicę w wykorzystaniu czasu pracy, a poprzez to diametralną rozbieżność w efektywności jej wykonywania. Często rzuca się w oczy nierównomierny podział obowiązków pomiędzy personelem oraz wykorzystywanie przestarzałych, kosztownych i nieefektywnych metod pracy

Co zatem robić, by racjonalnie wykorzystywać czas spędzony w aptece? Jak zarządzać czasem pracy – własnym i zespołu (naszego personelu), by nasze działania nie przywodziły na myśl strategii zarządzania w kryzysie? Żeby sobie odpowiedzieć na to pytanie, musimy scharakteryzować zakres obowiązków i czynności wykonywanych przez naszą aptekę i poszczególnych jej pracowników.

 

Bardzo wiele funkcji spoczywających na pracownikach apteki ma charakter powtarzający się i ciągły. Część to obowiązki okresowe, jeszcze inne to te o charakterze doraźnym, często incydentalne. Wiemy też, że główny nacisk w aptece kładziemy na obsługę pacjenta – są to tzw. czynności o charakterze sprzedażowym. Drugim kierunkiem, równie ważnym, są działania o charakterze niesprzedażowym, niezbędne do prawidłowego funkcjonowania placówki. Do nich możemy zaliczyć zarówno sprawozdawczość czy zarządzanie magazynem, jak i odmienną w swym charakterze dbałość o stan sanitarny apteki. Analizę możliwości rozpoczniemy od czynności, które wykonujemy w każdej aptece i przeliczenia ich na czas pracy. Dzięki temu sprawdzimy, czy struktura jaką mamy jest optymalna i zapewnia prawidłowe funkcjonowanie apteki.

Ważne jest także, abyśmy odpowiedzieli  sobie na następujące kwestie:

  • Co nam utrudnia pracę i jaki jest cel podejmowanych przez nas działań?
  • Czy na podstawie własnych obserwacji i uzyskanych danych jesteśmy w stanie zdefiniować optymalne rozwiązania i przeprowadzić rzetelną analizę obecnej struktury wykorzystania czasu pracy?

 

Dzięki temu będziemy mogli:

  • przeprowadzić rzetelną analizę dla poszczególnych stanowisk pracy w aptece,
  • opracować wskaźniki na podstawie danych obecnych i docelowych (ocena wynikająca z praktyki jak i realnych możliwości),
  • zrealizować optymalny model zarządzania czasem pracy dla nas i naszego personelu (nie budujemy modelu zmian, którego nie będziemy w stanie zrealizować – lepiej rozpocząć od małych kroczków niż zacząć z rozmachem i równie efektownie zawiesić realizację naszego projektu optymalizacji czasu pracy),
  • optymalizować zatrudnienie w aptece.

 

Z mojego doświadczenia wynika, że bardzo przydatne okazuje się opracowanie procedur dla poszczególnych sytuacji czy czynności realizowanych przez aptekę. Niedoścignionym przykładem efektywnego wykorzystania czasu pracy jest znajomy farmaceuta. Deklaruje on, że dzięki odpowiedniej organizacji pracy jest w stanie podołać wszystkim obowiązkom.

Opowiada, że tak zorganizował sobie pracę, że będąc jednocześnie kierownikiem, farmaceutą, pomocą apteczną i księgowym (chociaż korzysta z pomocy biura rachunkowego), jest w stanie prowadzić aptekę sam i tylko sporadycznie korzystać ze wsparcia współpracującego na zasadach umowy zlecenia drugiego farmaceuty. Co więcej, parametry osiągane przez jego aptekę są bardzo dobre. Kolega zrezygnował z zamawiania towaru przez telefon, większość spraw załatwia przez internet, a mailing jest dla niego podstawową formą komunikowania się, jest to o tyle korzystne, że w dokumentacji zawsze pozostaje ślad i nie ma problemów z tym co, gdzie i komu było zgłaszane.

Faktury przyjmuje na stanowisku ekspedycyjnym w momencie, w którym nie ma w aptece pacjentów. Także poprawy kartotek czy ustawienia parametrów wykonuje w tzw. międzyczasie. Oczywiście nie ma nic za darmo, ograniczenia są – głównie natury fizjologicznej, ale i z tym „problemem” można sobie poradzić.

 

Oczywiście w dużych aptekach sytuacja jest diametralnie odmienna. Już dzisiaj normą jest, że personel ma ściśle wyznaczone obowiązki.

Kto inny zajmuje się wprowadzaniem towaru, kto inny jego przyjęciem, jeszcze inna osoba ekspediuje towar. Z mojego punktu widzenia często jest to sztuczne mnożenie czynności, które z powodzeniem może wykonywać jedna osoba. Co ważne, odpowiedzialność przy tradycyjnym systemie, np. zamawiania i przyjmowania towaru, rozmywa się (ileż to razy nie można dociec, kto zamówił i przyjął pozycje, które nie były zamawiane albo jak to się dzieje, że numery serii z faktury nie zgadzają się z tymi w towarze już przyjętym). System, który działa, to system oparty o kontrolę realizacji zamówienia poprzez osobę przyjmującą towar, z jednoczesnym uwzględnieniem ewidencji i protokołów zwrotów dokonywanych na bieżąco – ileż mniej czasu poświęcamy na dochodzenie, kto, kiedy, dlaczego i z której hurtowni przyjął „niechciany” towar. W trakcie dnia pracy możemy wyodrębnić wiele sytuacji, które angażują niewspółmierne środki, w stosunku do uzyskiwanych rezultatów. Często poprzez niewłaściwe delegowanie zadań jedne czynności są powielane, a inne zaniedbywane.

 

Poprzez efektywne zarządzanie czasem pracy w aptece realizujemy równocześnie optymalizację zatrudnienia, co z kolei wpływa na wymiar przychodowo-kosztowy prowadzonej działalności. Największe możliwości racjonalizacji czasu pracy uzyskujemy w aptece dzięki wykorzystaniu narzędzi teleinformatycznych, w tym naszego systemu komputerowego i internetu. W aptekach, które nie korzystają z możliwości elektronicznego zamawiania towaru i dokonują zamówień tradycyjnie, telefonicznie, w zależności od wielkości apteki, czynność ta zajmuje nawet do dwóch godzin dziennie.

Co więcej, jest to nie tylko czynność czasochłonna, ale i nieefektywna – choćby możliwość sprawdzenia cen zamawianego towaru. Systemy i narzędzia, którymi dzisiaj dysponujemy, umożliwiają nam dokonywanie zakupów w sposób efektywny i co równie ważne – korzystny finansowo.

A to dlatego, że wykorzystują one moduł optymalizacji pod względem cenowym. Do tego eliminujemy często występujący błąd ludzki, dzięki czemu spada ilość błędnie dostarczonego do apteki towaru. Znam farmaceutów, dla których kontakt z call center hurtowni farmaceutycznej był ważnym elementem życia… towarzyskiego. Ale wydaje mi się, że takie podejście odchodzi dziś do lamusa. Szczególnie po reorganizacji i centralizacji działów telemarketingu, w których coraz częściej pracują anonimowe, nieznane nam osoby. Pamiętajmy – czas poświęcony na zamówienia telefoniczne to czas, którego nie możemy poświęcić naszym pacjentom.

 

Innym rodzajem optymalizacji czynności i czasu pracy jest realizowanie dużych, rzadkich, ale cyklicznych zadań, jak np. remanent. W większości aptek tzw. duży remanent na zasadzie spisu z natury odbywa się raz w roku, przy tzw. „zamkniętej aptece”. Najczęściej trwa jeden, a nawet dwa dni (choć w swojej praktyce widziałem już remanenty trwające około tygodnia!).

Jest to czas wytężonej pracy całego zespołu, w którym apteka generuje  koszty, ale nie przynosi dochodów. Na szczęście coraz częściej spotykamy się z rozwiązaniami, które umożliwiają efektywniejsze wykonanie tego uciążliwego obowiązku.

Jednym z nich jest dokonywanie remanentów przy wsparciu zewnętrznego, wyspecjalizowanego zespołu, który dokonuje tego w nocy lub w dzień, w którym apteka jest zwyczajowo zamknięta. Drugą metodą jest dokonywanie spisu na tzw. „pracującej aptece”. Pierwsze rozwiązanie jest o tyle efektywne co i… wzbudzające emocje. Często spotykam się z opinią, że „nikt mi nie będzie grzebał po aptece” i że rzetelność tego typu rozwiązania pozostawia wiele do życzenia. Pragnę w tym miejscu przypomnieć tylko, że sens takiego remanentu jest podobny do wpuszczenia biegłego rewidenta do księgowości. Po prostu uzyskamy wiedzę na temat prawidłowości prowadzonych przez naszą aptekę działań w zakresie gospodarki magazynowej i zarządzania stockiem.

 

Bardzo często apteki nie dostosowują się do ilości zadań realizowanych w poszczególnych dniach czy godzinach funkcjonowania. Obsada stanowiskowa jest taka sama w dniach/godzinach o szczególnie dużym natężeniu ruchu pacjentów, co i w okresach zastoju. Efekt?

Jednego dnia po prostu nie wyrabiamy się z obowiązkami, drugiego cała apteka „nudzi się”. Czy farmaceuta oczekujący na pacjenta może pozwolić sobie na „nicnierobienie”? W tym miejscu powinniśmy jednoznacznie stwierdzić, że dobry pracownik, z prawidłowo ustalonym zakresem obowiązków, nigdy się nie nudzi. Bo w aptece zawsze jest coś do zrobienia!

 

Prześlij dalej