Kryzys w aptece, czyli jak przetrwać ciężkie czasy na rynku farmaceutyczym?6 czerwca 2012

Jak zapobiegać niekorzystnym trendom, które bezpośrednio czy pośrednio oddziałują na funkcjonowanie naszych placówek? Jak w realiach nowej ustawy roztropnie zarządzać kosztami?

Nikt nie ma dziś już wątpliwości – kryzys w branży farmaceutycznej rozgościł się na dobre. Szczególnie upodobał sobie apteki. Sytuacja, z którą mamy dzisiaj do czynienia, była do przewidzenia już wcześniej. Kryzys na świecie objął wszystkie dziedziny życia gospodarczego nie pozostawiając nam złudzeń, że skala makro ma bezpośrednie przełożenie na skalę mikro i kształt naszego biznesu, jakim jest apteka. Rynek, a wraz z nim my, podlega ciągłym zmianom. Niestety, jak pokazuje doświadczenie, zmiany te obiektywnie pogarszają sytuację, w której funkcjonujemy i każą nam szukać nowych rozwiązań. Do tego zmiany regulacji prawnych odbiły swoje piętno na rentowności i dochodach właścicieli aptek. Nawet te zmiany, które w dłuższej perspektywie czasu mogą nie mieć bezpośredniego wpływu na naszą aptekę w momencie, gdy zachodzą, zmieniają naszą dotychczasową rzeczywistość i powodują destabilizację sytuacji w naszym mikrośrodowisku. Pogarsza się sytuacja ekonomiczna aptek, spadają obroty i średnia marża handlowa na realizowanej sprzedaży, a koszty funkcjonowania (prowadzenia działalności) apteki z roku na rok są coraz wyższe. Co zrobić, żeby zahamować te niekorzystne zmiany? Jak się przed nimi bronić dzisiaj, by jutro nie było za późno?

 

Optymalizacja kosztów

Jedną z odpowiedzi jest wprowadzenie zasad polityki kosztowej, zwanej często zarządzaniem kosztem lub po prostu optymalizacją kosztową prowadzonej działalności. Cóż to takiego i jak ową optymalizację przeprowadzić? Czy wymiana zwykłych żarówek na energooszczędne lub zmiana teleoperatora jest wystarczająca?

Oczywiście wszystkie podejmowane działania, jeżeli tylko u ich podstaw leżą rzeczywiste oszczędności, są jak najbardziej wskazane i długofalowo przyniosą wymierne zyski. Natomiast najistotniejsze jest, aby podejmowane działania nie miały charakteru defensywnego i nie cofały nas np. względem konkurencji, tylko wysuwały na pozycję lidera. Jak większość praktyków zarządzania jestem wyznawcą teorii, iż planowany zysk z działalności nie powinien być osiągnięty wyłącznie za pomocą wzrostu sprzedaży czy podniesienia ceny, ale przede wszystkim poprzez optymalizację kosztów. Aby nauczyć się właściwie optymalizować (najczęściej ograniczać i ciąć) koszty funkcjonowania naszego przedsiębiorstwa, musimy sobie przypomnieć, czym jest koszt.

 

Pomijając formalną i skomplikowaną definicję kosztu – chodzi w niej ni mniej, ni więcej o to, że aby prowadzić jakąkolwiek działalność przynoszącą dochody, musimy wydatkować środki w celu osiągnięcia tych dochodów, czyli ponosić koszty takich działań. W zależności od zastosowanego podziału rozróżniamy kilka rodzajów kosztów, m.in. bezpośrednie/ pośrednie, stałe/ zmienne/ semi-zmienne, itp.

 

Dla nas najistotniejszą pozycją są koszty stałe. Są to te nakłady, które musi ponosić apteka (a właściwie przedsiębiorca), niezależnie od wielkości sprzedaży. Koszty stałe stanowią te koszty, które nie reagują na zmiany wielkości obrotów, ponieważ zależą np. od upływu czasu i bez względu na wielkość obrotów w danym okresie najczęściej pozostają na niezmienionym poziomie. Nawet wówczas, gdy działalność w aptece nie przynosi dochodów (np. zamknięcie apteki z powodów losowych lub administracyjnych), przedsiębiorca ponosi takie nakłady, jak czynsze dzierżawne, procenty od kredytów, płace ochrony i służb administracyjnych, np. księgowo-kadrowe, opłaty przesyłowe za media czy pensje pracownicze. Koszty stałe trzeba płacić niezależnie od wielkości obrotów, a więc bez względu na to, czy się zarabia, czy nie. Koszty stałe są głównym składnikiem obciążeń dla wielu przedsiębiorstw, nie tylko dla aptek. Dlatego też to właśnie tutaj należy upatrywać największych możliwości ograniczenia wydatków poprzez optymalizację kosztów prowadzonej działalności.

 

Koszty pracy i koszty lokalowe

Przeglądając listę naszych kosztów stałych na pierwszych dwóch pozycjach, zauważymy tzw. koszty pracy i koszty lokalowe. Przyjrzyjmy się bliżej tym dwóm zagadnieniom.

 

Koszty pracy to głównie płacowe i poza płacowe koszty zatrudnienia. Warto w tym miejscu zauważyć, że apteki charakteryzują się tzw. sztywnym rynkiem pracy, opartym w ok. 80% o zatrudnienie pracowników na umowę o pracę. Pozostała część pracowników zatrudniona jest na kontraktach, najczęściej tzw. menedżerskich, umowie-zleceniu i najnowszej formie zatrudnienia, tzw. outsourcingu usług (np. księgowość) i pracowniczym, w której to formie apteka wynajmuje pracownika od firmy zewnętrznej i rozlicza się na podstawie faktury. Pracodawcy praktykujący te formy zatrudnienia decydują się najczęściej na nie właśnie ze względu na możliwość obniżenia bezpośrednich i pośrednich kosztów pracy.

 

To, co napiszę poniżej, może wielu z Państwa wydać się przesadzone, ale niestety ma miejsce. Z moich doświadczeń wynika, że spora część kosztów pracy w wielu aptekach jest ponoszona bezzasadnie. Spotykałem się już z sytuacjami, gdzie pracownicy wynagradzani byli za pracę, której tak naprawdę nie świadczyli. Pamiętam, że kiedyś w aptece pracującej na dwie zmiany zdarzało się, że personel wypracowywał nie 40, a np. 35 godzin, ale za to godził się na pracę w sobotę czy niedzielę w niezgodnym z kodeksem pracy systemie.

W części aptek otrzymywanie premii uznaniowej zostało tak zakorzenione, że pomimo faktu, iż apteka nie wyrabia założonych planów, pracownicy nadal domagają się wypłaty premii, jako stałego elementu wynagrodzenia. Częstą praktyką jest także nieefektywne planowanie czasu pracy, co powoduje potrzebę wypłacania nadgodzin w sytuacjach, w których tych nadgodzin de facto nie ma!

 

Pamiętajmy, że każde przedsiębiorstwo, nawet apteka, posiada pewne zasoby, którymi właściciel/menedżer/ kierownik zarządza, a celem tego zarządzania jest uzyskiwanie jak najlepszego wyniku finansowego z prowadzonej działalności gospodarczej. Już sama analiza kosztów pracy i wypracowanie systemu jej organizacji może ograniczyć koszty w obrębie apteki nawet o kilkanaście procent! Nie jestem oczywiście orędownikiem obniżania wynagrodzenia farmaceutów zatrudnionych w aptekach, ale opracowanie jasnego systemu wynagrodzeń powiązanego z odpowiednim systemem motywacyjnym oraz organizacji czasu pracy może być kluczem do sukcesu.

 

Koszty lokalowe to drugi z najczęściej wymienianych elementów „kosztowych”, które mają niebagatelne znaczenie w całości wydatków związanych z prowadzoną działalnością. Tutaj niestety nie zawsze mamy możliwości bezpośredniego oddziaływania na ponoszone koszty.

Renegocjacja wysokości czynszu jest możliwa w nielicznych wypadkach i jest to zagadnienie tak rozległe, że moglibyśmy pokusić się o oddzielny artykuł na ten temat. Zauważyłem jednak dużą zmienność w kosztach obsługi lokalu i zaopatrzenia w media. Wśród nich najpoważniejsze stanowią wydatki na ogrzewanie i energię elektryczną – szczególnie w tych aptekach, które wykorzystują ją jako źródła energii cieplnej. Wydatki te oczywiście można i należy optymalizować, jednak należy zwrócić szczególną uwagę na sens podejmowanych w tym zakresie działań i uwarunkowania indywidualne.

 

Odrębną sprawą na którą chciałbym zwrócić Państwa uwagę jest bezpośredni kontroling ponoszonych kosztów – co najdziwniejsze, tylko 58% firm deklaruje, że chce poprawiać poziom zarządzania wydatkami, poprzez zwiększanie kontroli nad nieautoryzowanymi kosztami.

 

Podsumowując – decydując się na cięcie kosztów w aptece, nie róbmy tego zbyt pochopnie i pamiętajmy, że maksymalne wykorzystanie zasobów organizacji przy jednoczesnym minimalizowaniu kosztów stanowi jeden z głównych celów zarządzających przedsiębiorstwami i ma służyć naszemu biznesowi, a nie go ograniczać.

 

autor: mgr farm. Maciej Karbowiak
prezes firmy doradztwa „New Concept”,
specjalista w zakresie zarządzania
i trade marketingu na rynku farmaceutycznym

 

Prześlij dalej